Инструкция о порядке изготовления, хранения, использования, уничтожения печатей и штампов в ГОУ ОГУУтверждена 3. Общие положения. 2 Порядок изготовления и учёта печатей и штампов. Форма и описание печатей и штампов. Порядок использования и хранения печатей и штампов. Порядок хранения печатей и штампов. Порядок уничтожения печатей и штампов. Приложения. 1 Общие положения.
Настоящая Инструкция определяет порядок изготовления, учёта, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования . Форма, размеры и технические требования. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Клише — элемент печати, штампа, содержащий зеркальное отображение оттиска печати, штампа.
Оттиск — изображение клише печати, штампа на бумаге. Гербовая печать — печать круглой формы, в центре клише имеющая зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации. Малая гербовая печать — гербовая печать обособленного структурного подразделения. Простая печать — печать, используемая для засвидетельствования документов, исходящих непосредственно от имени структурного подразделения (кадровая, бухгалтерская и т. Мастичная печать (мастичный штамп) — печать, обеспечивающая нанесение оттиска штемпельной краской. Штемпельная краска — специальное красящее вещество, предназначенное для нанесения оттисков на бумагу с помощью клише печати, штампа.
Печатающий элемент — участок клише печати, штампа, воспринимающий штемпельную краску и передающий её на бумагу. Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки.
Учет, использование, хранение, изготовление, передача и уничтожение печатей и штампов. Впервые запись о порядке использования печатей . Об утверждении Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения и использования печатей, штампов, факсимиле и бланков в администрации . В целях установления единого порядка учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в.
Пробельный элемент — участок клише печати, штампа, не воспринимающий штемпельную краску и не передающий её на бумагу. Штамп — печать прямоугольной формы, служащая для производства оттиска на документах и содержащая текстуальную информацию. Регистрационный штамп — штамп, используемый для регистрации документов. Информационный штамп — штамп информационного характера, подтверждающий определённые действия. Структурное подразделение — официально выделенный элемент организационной структуры университета, выполняющий установленные ему функции и отвечающий за выполнение возложенных на него задач. Обособленное структурное подразделение — структурное подразделение, территориально обособленное и осуществляющее часть функций университета. Заверенная копия документа — копия, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
1.1 Настоящая Инструкция определяет порядок изготовления, учёта, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в .
В целях установления единого порядка учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в .
Уничтожение печатей и штампов — полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и использования. Требования, предусмотренные настоящей Инструкцией, являются обязательными для всех работников университета. Порядок изготовления и учёта печатей и штампов. Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве.
Решение об изготовлении гербовой печати университета принимает ректор. Гербовая печать университета должна соответствовать требованиям ГОСТа Р 5. Форма, размеры и технические требования. Организация изготовления печатей и штампов, в т. Первый отдел ведет учет печатей и штампов, имеющихся в университете, в журнале учета печатей и журнале учета штампов с проставлением их оттисков. Минимальный диаметр клише печати с воспроизведением Государственного герба РФ — 4.
По внешнему кольцу клише печати ограничивается ободом толщиной 1,3 (+0,1) мм, на котором располагается микротекст в негативном начертании (белый текст на черном фоне). Микротекст состоит из повторяющейся записи, включающей слово . В центре клише печати располагается зеркальное изображение Государственного герба РФ. Изображение Государственного герба РФ для изготовления печатей с воспроизведением Государственного герба РФ представляется в цифровом закодированном виде и используется полиграфическими и штемпельно- граверными предприятиями, аккредитованными на возможность изготовления печатей с воспроизведением Государственного герба РФ. Вокруг Государственного герба РФ на расстоянии 1 (- 0,1) мм располагается по окружности микротекст в позитивном начертании (черный текст на белом фоне), включающий информацию об университете или обособленном структурном подразделении с содержанием идентификационного налогового номера, а также, по усмотрению, с кодом по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций и другой информацией. Между микротекстами с позитивным и негативным начертаниями по часовой стрелке и симметрично относительно вертикальной оси клише печати располагаются концентрические строки информационного поля, содержащие полное наименование университета в именительном падеже, в скобках — его краткое наименование и основной государственный регистрационный номер согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц.
Полное и сокращенное наименование должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе университета. Перед полным наименованием университета располагается наименование вышестоящей организации — Министерство образования и науки Российской Федерации. В нижней части информационного поля против часовой стрелки симметрично относительно вертикальной оси клише печати университета размещается следующая вспомогательная информация о печати с воспроизведением Государственного герба РФ: номер печати (если печать с воспроизведением Государственного герба РФ изготовлена не в единственном экземпляре), обозначаемый арабскими цифрами, начиная с цифры 2 для второй печати; буква Д с записанным через дефис порядковым номером дубликата, начиная с римской цифры 1 для первого дубликата печати.
В малой гербовой печати по окружности от Государственного герба указывается наименование обособленного структурного подразделения в соответствии с Положением о структурном подразделении, которое утверждается ректором университета. Печати с воспроизведением Государственного герба РФ должны быть изготовлены таким образом, чтобы при их проверке и использовании на документе оставался четкий оттиск всех элементов изображения. Насыщенность и цветовой тон всех участков оттиска должны быть равномерными.
Не допускаются визуально различимые: выдавливание краски за края печатных элементов, недопечатки и непропечатки, искажения деталей изображения на оттиске, а также смазывание и стирание. В оттиске должны проявляться все обязательные и дополнительные элементы изображения и защиты. В простой печати структурного подразделения по окружности указывается полное наименование вышестоящей организации, полное наименование университета. Наименование структурного подразделения указывается в центре печати. Шрифт текста печати и штампа может быть любого размера и вида, обеспечивающих читаемость всех элементов текста и его размещение в пределах границ печати и штампа.
Печати и штампы изготавливаются по следующим стандартным размерам: 1) простая печать — минимальный диаметр 4. Порядок использования и хранения печатей и штампов. Работники, ответственные за использование, установку оттиска и хранение гербовой печати, простых печатей, штампов, назначаются приказом ректора.
На время отсутствия ответственного за использование, установку оттиска и хранение печатей и/или штампов (болезнь, отпуск, командировка) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом ректора. Временная передача печатей и/или штампов осуществляется по акту приема- передачи, который утверждается руководителем структурного подразделения (Приложение . Печатью структурного подразделения удостоверяется подпись руководителя данного подразделения или его заместителя. Оттиск мастичной печати . Мастичные штампы применяются в делопроизводстве для проставления отметок о получении, регистрации документов, а также других отметок справочного характера. Верность копии документов, образующихся в деятельности структурных подразделений, должна быть засвидетельствована подписью руководителя структурного подразделения или иного работника структурного подразделения, уполномоченного распоряжением руководителя и печатью структурного подразделения (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).
На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в университете. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита . Допускается копию документа заверять печатью структурного подразделения. Евдокимова. 10 января 2. При заверении документа гербовой печатью или простой печатью ее оттиск должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ и его подпись. Возложение обязанности по заверению гербовой печатью копий документов на работника университета оформляется приказом ректора следующего содержания: . Лицо, заверяющее копии, должно быть штатным работником университета.
Работник университета, заверяющий копию документа, должен визуально убедиться в полном соответствии воспроизведенной на копии документа информации сведениям, данным и внешним признакам, содержащимся в документе, с которого воспроизведена копия, и несет ответственность за соответствие указанной информации подлиннику. Не подлежат свидетельствованию копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления. Копии документов могут изготавливаться с помощью средств копировально- множительной или компьютерной техники (например, сканер). Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью. Отметка о заверении копии аналогично используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов). Порядок хранения печатей и штампов. Гербовые печати, простые печати и/или штампы в рабочее и нерабочее время хранятся в сейфах, металлических шкафах и ящиках.
Хранить гербовые печати, простые печати и штампы в других местах, передавать их на хранение работникам, не имеющим на это право, а также выносить их за пределы отведенного для хранения помещения запрещается.